Veri Saklama ve İmha Politikası

1. Amaç, kapsam ve dayanak

Bu politika, OFK Vize kapsamında işlenen müşteri, potansiyel müşteri, başvuruya dahil aile/sponsor/davet eden kişi ve web sitesi kullanıcısı verilerinin hangi sürelerle saklanacağını ve hangi usulle imha edileceğini düzenler.

6698 sayılı KVKK m.4, 7, 12; Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik esas alınmıştır. Faaliyetlere uygulanabilir diğer Türk hukuku hükümleri ayrıca dikkate alınır.

2. Sorumluluk

Veri sorumlusu Meltem Çidem Kayar, faaliyetlerinin kişisel veri saklama, erişim yetkileri, ilgili kişi talepleri ve imha takibinden sorumludur. Faaliyetlerin kamuya dönük tanıtım adı VİZE OFK’dir; bu ad bağımsız bir tüzel kişiliği veya resmî ticaret unvanını ifade etmez.

Verilere erişen çalışanlar ve hizmet sağlayıcılar, yetkileri ve sözleşmeleri ölçüsünde gizlilik ve güvenlik kurallarına uyar.

3. Kayıt ortamları

Kişisel veriler, kullanıldığı ölçüde web başvuru sistemi/veritabanı, barındırma ve bulut depolama, şirket e-posta hesapları, WhatsApp ve mesajlaşma sistemleri, bilgisayarlar, telefonlar, yedekler ve fiziksel başvuru dosyalarında tutulabilir. Her ortam için erişim yetkisi ve silme uygulanabilirliği ayrıca kontrol edilir.

4. Saklamayı gerektiren amaç ve sebepler

Başvuruyu değerlendirme ve hazırlama, müşteriye geri bildirim verme, hizmet ilişkisini belgeleme, güvenlik, sözleşmesel yükümlülükler, kanuni kayıt tutma, uyuşmazlık halinde hakların korunması ve veri sahibi taleplerinin karşılanması.

İşleme amacı kalmayan veriler yalnızca ileride kullanılabilir düşüncesiyle saklanmaz.

5. Saklama süreleri ve tetikleyici olay

Müşteri başvuru dosyaları ve destek belgeleri

Başvurunun/hizmetin tamamlanması veya dosyanın kapatılmasından itibaren en fazla 2 yıl; daha erken silme koşulları saklıdır.

Başvuru yazışmaları ve destek mesajları

İlgili dosyanın kapanmasından itibaren en fazla 2 yıl; saklama gerektirmeyen kopyalar daha önce ayıklanır.

Potansiyel müşteri ve sonuçlanmayan talepler

Son anlamlı temas veya talebin kapatılmasından itibaren en fazla 2 yıl; amaç daha erken sona ererse silinir.

Hesap/profil ve yüklenmiş belgeler

Hesap kapanışı veya dosya kapanışından itibaren en fazla 2 yıl; gereksiz belgeler daha önce temizlenebilir.

Teknik güvenlik ve erişim kayıtları

Risk, amaç ve teknik gerekliliğe uygun asgari süre; otomatik olarak 2 yıl tutulacağı varsayılmaz. Somut log envanterinde süre ayrıca belirlenir.

Vergi defterleri ve vergi vesikaları

VUK m.253 uyarınca ilgili yılı izleyen takvim yılından itibaren 5 yıl; özel hükümler saklıdır.

Ticari defter, ticari mektup ve kayıt dayanakları

TTK m.82 kapsamına giren belgelerde 10 yıl; somut kapsam kontrol edilir.

Sözleşme ve hak talebi için gerekli sınırlı delil kayıtları

TBK m.146 genel 10 yıllık zamanaşımı ve uygulanabilir özel süreler doğrultusunda, hakkın korunması için gerçekten gerekli kısımlar; tam pasaport/banka dosyası otomatik tutulmaz.

İmha işlem kayıtları

İlgili yönetmelik m.7/3 uyarınca en az 3 yıl.

Çerezler ve çerez tercihi kayıtları

Her çerezin teknik süresi ve tercihin kanıtlanması için gerekli makul süre; güncel çerez envanterinde ayrıca belirtilir.

6. İmha sebepleri

Veri işleme amacının ortadan kalkması; zorunlu sürenin dolması; ilgili hukuki işleme şartının sona ermesi; yalnızca rızaya dayanan faaliyette rızanın geri alınması; ilgili kişinin geçerli silme talebi veya yetkili makam kararı.

7. İmha yöntemleri

Silme: verinin yetkili kullanıcılar tarafından erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi; canlı sistemden silme ve ilgili uygulama yetkilerinin kaldırılması.

Yok etme: fiziksel belgelerin güvenli parçalanması; elektronik depolamanın uygun tekniklerle geri getirilemeyecek biçimde yok edilmesi.

Anonimleştirme: kimliği belirli/belirlenebilir kişiyle yeniden ilişkilendirilemeyecek biçimde geri döndürülemez anonimleştirme. Takma adlandırma tek başına anonimleştirme değildir.

Yedekler, teknik olarak geri yükleme döngüsü kapsamında yönetilir; geri yükleme durumunda silinmiş verinin yeniden aktif kullanımını önleyen prosedür uygulanır.

8. Periyodik imha ve talepler

Periyodik imha kontrol aralığı: 6 ay. Bir silme/yok etme yükümlülüğü doğduğunda, politika kapsamındaki veriler takip eden ilk periyodik imha işleminde imha edilir; talep üzerine uygulanacak özel süreler saklıdır.

İlgili kişinin talebi KVKK kapsamında en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır. Kişisel verilerin işlenme şartları ortadan kalkmışsa gerekli imha yapılır; başka bir hukuki işleme şartı devam ediyorsa talep gerekçesiyle değerlendirilir.

Gerçekleştirilen silme, yok etme veya anonimleştirme işlemlerine ilişkin kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler saklı kalmak üzere en az 3 yıl muhafaza edilir.

9. Teknik ve idari önlemler

Önerilen ve fiilen uygulanması gereken kontroller: rol bazlı erişim; güçlü parola ve mümkünse çok faktörlü doğrulama; cihaz ve bulut güvenliği; aktarımda uygun şifreleme; personel gizlilik taahhütleri; hizmet sağlayıcılarla veri işleme hükümleri; erişim ve silme kayıtları; periyodik yetki incelemesi; güvenlik olayı müdahale planı.

Özel nitelikli belgeler yalnızca zorunlu personele açılır ve daha yüksek erişim/güvenlik tedbirleriyle korunur.

10. Gözden geçirme ve yürürlük

Bu politika yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer. Bu metin önemli sistem/mevzuat değişikliklerinde yeniden değerlendirilir. Veri sorumlusu ile iletişim: Meltem Çidem Kayar; info@ofkvisa.com.