KVKK Aydınlatma Metni

1. Veri sorumlusu ve kapsam

Bu aydınlatma metni, portal.ofkvisa.com üzerinden veya e-posta, telefon, WhatsApp ve diğer iletişim kanalları aracılığıyla başvuran kişilerin, müşterilerin, sponsorların, davet eden kişilerin ve başvuruda bilgileri yer alan diğer kişilerin verilerine ilişkindir.

Veri sorumlusu: Meltem Çidem Kayar (gerçek kişi/şahıs işletmesi).

Faaliyetlerde kullanılan tanıtım adı: VİZE OFK. “VİZE OFK” ayrı bir tüzel kişilik veya resmî ticaret unvanı olarak kullanılmamaktadır.

İletişim: E-mail: info@ofkvisa.com; telefon: 0531 503 76 78.

2. İşlenen veri kategorileri

Kimlik ve pasaport: ad-soyad, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi/yeri, uyruk, pasaport ve kimlik belgeleri.

İletişim ve hesap: e-posta, telefon, ikamet/iş adresi; hesap oluşturma, doğrulama, oturum ve başvuru kayıtları.

Seyahat ve başvuru: seyahat amacı/tarihleri, önceki vizeler, retler, seyahat geçmişi, konaklama ve başvuru beyanları.

Eğitim ve çalışma: okul, öğrenci belgesi, transkript, işyeri, meslek, bordro, SGK, vergi ve şirket belgeleri.

Finansal ve malvarlığı bilgileri: banka ekstreleri, hesap hareketleri, IBAN, birikim, taşınmaz ve araç bilgileri, kira sözleşmesi.

Aile ve üçüncü kişiler: eş, çocuk, ebeveyn, bakmakla yükümlü olunan kişiler, davet eden ve sponsorun başvuru açısından gerekli bilgileri.

Belge, iletişim ve güvenlik: kullanıcı dosyaları, e-posta/WhatsApp yazışmaları, destek mesajları; IP adresi, erişim ve işlem kayıtları (yalnızca sistemde gerçekten tutulduğu ölçüde).

Başvuru türü gerektirdiğinde sağlık, biyometri, ceza mahkûmiyeti veya diğer özel nitelikli veriler de belgelerde yer alabilir. Bu veriler yalnızca gerekli ise ve KVKK m.6 hükümlerine uygun olarak işlenir.

3. Verilerin işlenme amaçları

Talebinizi değerlendirmek, uygun vize/oturum başvuru türünü belirlemek, belge listesi hazırlamak, yüklenen belgeleri incelemek ve başvuru dosyasını oluşturmak; randevu, takip, eksik belge ve sonuç iletişimini yürütmek.

Müşteri ilişkilerini ve hesap erişimini yönetmek, hizmet bedellerini ve ödeme kayıtlarını takip etmek, sözleşmesel yükümlülükleri yerine getirmek, talepleri/şikâyetleri değerlendirmek; bilgi güvenliğini sağlamak, uyuşmazlıklarda hakları korumak ve hukuki yükümlülükleri yerine getirmek.

Pazarlama ve ticari elektronik ileti faaliyetleri, ancak ayrı ve geçerli bir hukuki dayanak / gerekli izin mevcutsa yürütülür; başvuru hizmetinin ön koşulu değildir.

4. Toplama yöntemleri ve hukuki sebepler

Veriler; web formları, başvuru paneli, dosya yüklemeleri, e-posta, telefon, WhatsApp, fiziki belgeler, gerektiğinde sponsor/davet eden kişiler ve yetkili kurumlardan otomatik veya otomatik olmayan yollarla elde edilebilir.

KVKK m.5 kapsamında işleme, somut faaliyete göre sözleşmenin kurulması/ifası için gereklilik, hukuki yükümlülük, bir hakkın tesisi/kullanılması/korunması, temel haklara zarar vermemek kaydıyla meşru menfaat veya gerekli hallerde açık rıza şartına dayanır. Özel nitelikli veriler için KVKK m.6 şartları ayrıca değerlendirilir.

5. Veri aktarımı ve yurt dışı başvuruları

Hizmetin gerektirdiği ölçüde bilgiler, başvuru yapılacak ülkenin konsoloslukları, büyükelçilikleri, göç/idare makamları, resmî başvuru platformları ve yetkilendirilmiş vize başvuru merkezleriyle paylaşılabilir. Sadece gerekli bilgiler, işlem ve güvenlik hizmeti sağlayan barındırma, bulut, e-posta, mesajlaşma ve ödeme hizmet sağlayıcılarına aktarılabilir.

Yabancı ülkelerdeki makam ve hizmet sağlayıcılarla veri paylaşımı, hangi ülkede hangi alıcıya aktarım yapıldığına göre KVKK m.9 kapsamındaki yurt dışına aktarım kuralları çerçevesinde değerlendirilir. Yurt dışına aktarım için uygunluk kararı, uygun güvenceler (gerektiğinde standart sözleşme) veya kanuni istisna gibi geçerli mekanizmalar uygulanır.

Sponsor, davet eden kişi ve aile bireylerine ait belgeleri ileten başvuru sahiplerinin, ilgili kişileri bu işlem hakkında bilgilendirmesi ve belge paylaşımı için gerekli yetkiye sahip olması beklenir.

6. Saklama süresi

Pasaport, banka ekstresi veya vize başvurusu destekleyici belgeler gibi dosyalar için genel hedef saklama süresi, hizmetin/başvurunun tamamlanmasından itibaren 2 yıldır. İşleme amacı daha erken sona ererse ve başka hukuki saklama şartı yoksa veriler daha erken silinebilir.

Vergi Usul Kanunu m.253 kapsamındaki defter ve vesikalar ilgili yılı izleyen takvim yılından itibaren 5 yıl, Türk Ticaret Kanunu m.82 kapsamındaki ticari defter ve belgeler 10 yıl saklanır. Sözleşme ve hukuki taleplerle ilgili sınırlı deliller, Türk Borçlar Kanunu m.146 kapsamında genel 10 yıllık zamanaşımı dahil somut hak düşürücü veya zamanaşımı süreleri gözetilerek tutulabilir; bu süre tüm sözleşmelere otomatik uygulanmaz. Bu istisna tüm başvuru dosyasını süresiz saklama yetkisi vermez.

7. Veri güvenliği

Kişisel verilere yalnızca görev gereği erişim verilmesi, güçlü kimlik doğrulama, uygun erişim yetkileri, güvenli dosya aktarımı, yedekleme ve imha kayıtları gibi veri türüyle orantılı teknik ve idari tedbirlerin uygulanması hedeflenir.

8. İlgili kişinin hakları ve başvuru

KVKK m.11 uyarınca kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi isteme, amacını ve amaca uygun kullanımı öğrenme, yurt içi/yurt dışı alıcılarını bilme, eksik/yanlış verilerin düzeltilmesini isteme, şartları oluştuğunda silme/yok etme isteme, bunların alıcılara bildirilmesini isteme, münhasıran otomatik analiz sonucuna itiraz etme ve kanuna aykırı işlemden doğan zararların giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

Taleplerinizi kimliğinizi doğrulamaya yetecek bilgilerle info@ofkvisa.com adresine iletebilirsiniz. KVKK kapsamında başvurular, niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır. Başvuru yöntemi, 6698 sayılı Kanun m.13 ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ hükümlerine tabidir; sıradan e-posta ile başvurunun usulü ve kimlik doğrulama koşulları ayrıca değerlendirilir.

9. Güncellemeler

İşleme faaliyetleri veya hukuki yükümlülükler değiştiğinde bu metin güncellenir; yeni bir amaç için gerekli bilgilendirme veri işlenmeden önce yapılır. Son güncelleme tarihi belgenin başında belirtilir.